Privacyverklaring medewerkers
Specifieke informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Zaffier voor werknemers.
Zaffier verwerkt niet alleen persoonsgegevens van cliënten, maar ook van haar werknemers. Wij vinden het belangrijk om transparant te zijn over de verwerking van persoonsgegevens van onze eigen medewerkers. Zaffier gaat Zaffier zorgvuldig om met de persoonsgegevens die worden verzameld in het kader van de arbeidsovereenkomst. Wij leggen graag uit hoe wij dat doen.
Van wie verzameld Zaffier persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van medewerkers met een arbeidsovereenkomst bij Zaffier. Onder medewerkers verstaan wij ook tijdelijke medewerkers, inhuurkrachten en stagiaires. Daarnaast is deze privacyverklaring ook van toepassing op voormalige medewerkers van Zaffier.
Welke gegevens gebruiken wij?
Wij gebruiken verschillende categorieën persoonsgegevens van onze medewerkers. Zo gebruiken wij bijvoorbeeld naam, adres, gegevens over functioneren en financiële gegevens.
Categorieën persoonsgegevens
Voor onze werkzaamheden gebruiken wij (onder andere) de volgende persoonsgegevens:
- Naam
- Adres
- Woonplaats
- Geboortedatum
- Geslacht
- BSN
- Nationaliteit
- Financiële gegevens
- Gegevens over opleiding en ervaring: cv, getuigschriften, diploma’s, gevolgde en te volgen
opleidingen, cursussen en stages etc
- Gegevens over functioneren: functie(s), gewerkte uren, aard, inhoud en beëindiging van
het dienstverband, functioneren en beoordelen, loopbaanbegeleiding
- Gegevens over aan- en afwezigheid: administratie van de aanwezigheid of afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, arbeidsomstandigheden
- Accountgegevens: personeelsnummer, emailadres, gebruikersnaam en wachtwoord van Zaffier, elektronische handtekening
- Andere gegevens waarvan de verwerking wordt vereist of noodzakelijk is met het oog op de
toepassing van een wet.
Doel van het gebruik van persoonsgegevens
Wij gebruiken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Hoofddoel is het gebruik van persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Andere doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens van medewerkers gebruiken zijn:
- Het opbouwen van een personeelsdossier conform de wettelijke verplichting.
- De salarisverwerking en de uitbetaling van (incidentele) aan de arbeidsovereenkomst
gerelateerde onkosten.
- De wettelijke verplichting om inkomsten uit arbeid bij Zaffier door te geven aan externe
instanties, te weten o.a. Belastingdienst, APG en UWV.
- Het verstrekken of ter beschikking stellen van ICT-faciliteiten waaronder een (email)account,
digitale opslagruimte, medewerkerspas, werkplek, apparatuur, toegang tot het intranet en de daarbij horende gebruikersvoorkeuren en –instellingen.
- De beveiliging van de toegang tot gebouwen en terreinen en de bewaking van zaken die zich in gebouwen of op terreinen bevinden.
- Het geven van leiding aan medewerkers.
- Beoordeling van het functioneren van medewerkers.
- Het vastleggen van ziekte- en verlofdagen.
- De bedrijfsmedische zorg voor medewerkers, waaronder maar niet beperkt tot begeleiding bij ziekteverzuim, begeleiding door de Arbodienst en eventuele betalingen gedurende arbeidsongeschiktheid.
- Het verlenen van ontslag.
- Naleving van of onderzoek naar (vermoedelijke) overtreding van wet- en/of (interne) regelgeving.
- Interne controle en bedrijfsbeveiliging.
- Het faciliteren van een adressenbestand/smoelenboek van medewerkers en zakelijke contactgegevens.
Grondslag voor het gebruik van persoonsgegevens
Wij gebruiken persoonsgegevens alleen als daar een grondslag voor is.
Zaffier heeft op basis van de wet een taak bepaalde persoonsgegevens van medewerkers te verwerken en zelfs te verstrekken aan externe partijen, zoals de Belastingdienst, de bedrijfsarts of het UWV. Daarnaast zijn veel van de doeleinden te herleiden naar de arbeidsovereenkomst die wij met de medewerker hebben gesloten. Het kan ook voorkomen dat wij persoonsgegevens verwerken voor de gerechtvaardigde belangen van Zaffier. In deze situaties is het verwerken van persoonsgegevens noodzakelijk voor onze bedrijfsprocessen. Ten slotte kunnen wij ook om toestemming vragen voor doeleinden die niet onder bovengenoemde grondslagen vallen.
Wie ontvangen de persoonsgegevens?
Binnen Zaffier worden de persoonsgegevens van medewerkers uitsluitend verwerkt door de medewerkers van Zaffier die belast zijn met de uitvoering van één of meerdere van de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden. In de meeste gevallen zullen dat de leidinggevenden of HR zijn. Soms is het nodig de persoonsgegevens door te sturen naar (een) medewerker(s) van Zaffier die bij een van de genoemde doeleinden, noodzakelijk betrokken is (zijn). Het digitale personeelsdossier is slechts in te zien door HR en de leidinggevende.
We kunnen persoonsgegevens -soms met en soms zonder toestemming- ook verstrekken aan derde partijen die een zelfstandige verantwoordelijkheid hebben. De verstrekking van persoonsgegevens aan deze partijen is vaak een wettelijke verplichting of volgt uit het gerechtvaardigd belang van Zaffier: bijvoorbeeld de loonstrook doorgeven aan de Belastingdienst of contactgegevens aan de bedrijfsarts of persoonsgegevens doorgeven voor presentjes of (kerst)pakketten aan een derde partij.
Persoonsgegevens blijven altijd binnen de Europese Economische Ruimte en worden niet doorgegeven aan andere landen.
Automatische besluitvorming
Binnen de verwerking van persoonsgegevens van medewerkers is er is geen sprake van automatische besluitvorming.
Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de omschreven doeleinden.
In het algemeen verwijderen wij persoonsgegevens uiterlijk 2 jaar nadat het dienstverband of de werkzaamheden van de betrokkene ten behoeve van Zaffier zijn beëindigd uit het personeelsdossier. Opgaafgegevens voor loonheffingen en een kopie van het identiteitsbewijs, werk- en verblijfsvergunning dienen wij tot 5 jaar na het einde van het dienstverband te bewaren. Voor gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar na einde van het dienstverband. Indien na langdurige ziekte een WGA-uitkering wordt toegekend dan bewaren wij persoonsgegevens als eigen risicodrager voor de duur van 10 jaar na het beëindigen van het dienstverband.
Meer informatie
Voor meer informatie, bijvoorbeeld over de uitoefening van uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming via privacy@zaffier.nl. Voor nadere vragen en meer informatie verwijzen wij u naar de algemene privacyverklaring van Zaffier.